Lena Ingold, 10. September 2019
Vereinfachte Leistungs- und Zeiterfassung
RailAway
Die RailAway positioniert sich als die führende Freizeitanbieterin für Tages- und Mehrtagesausflüge mit Zusatzleistungen in der Schweiz für Individualreisende und Gruppen. Als touristische Marketingorganisation der SBB setzen sich 66 Mitarbeitende an 3 verschiedenen Standorten mit viel Engagement und Verlässlichkeit täglich für den Erfolg von RailAway ein.
Das Wichtigste in Kürze
Infolge einer Ablösung der bisherigen Systeme durch eine neue Software hat sich die Zeit- und Leistungserfassung der RailAway weitgehend vereinfacht. Innerhalb von vier Monaten wurden die Softwarelösungen projekto.pro und presento.pro sowie die Weblösung time.pro erfolgreich eingeführt. Heute profitieren Mitarbeitende, Vorgesetzte sowie auch das HR-Team von einer gehosteten und intuitiven Lösung, die via Web erreichbar ist und eine Auswertung in Echtzeit erlaubt.
Highlights
- 50 % Effizienzgewinnung im Bereich der Leistungserfassung
- Live-System bietet grosse Transparenz
- Vernetztes «all-in-one»-System
- Keine Hardware nötig dank Weblösung
- Bedeutende Reduktion des administrativen Aufwands
- Erfolgreiche Einführung der Lösungen innert weniger Wochen
- Saubere Planung und enge Begleitung im Projekt
Ausgangslage
Die Leistungserfassung in Excel
Die RailAway vermarktet die Freizeit für den ÖV-Schweiz und arbeitet seit 2018 auftragsbasiert. Aufgrund des Strategiewechsels war das Unternehmen gezwungen, die erbrachten Leistung für jeden einzelnen Auftrag per sofort zu erfassen. Als Notlösung wurde auf eine selbst entwickelte Excel-Lösung zurückgegriffen. Die Projektzeit wurde von jedem Mitarbeitenden in einem eigenen Monats-Sheet erfasst, an den Vorgesetzten zur Prüfung weitergeleitet und anschliessend ins Excel-Masterfile übertragen. Bei rund 25 aktiven Aufträgen erforderte dieser manuelle Prozess eine grosse Menge an Ressourcen, Zeit und Nerven bei der Linie, im HR- und Finanzteam.
Wenig Transparenz in der Zeiterfassung
Auch die Zeiterfassung war für die RailAway nicht ideal gelöst. In der Software der SBB (SAP) konnten zwar Reportings erstellt werden. Da dies mit grossem Aufwand verbunden war, wurden die Reportings jedoch nur monatlich erstellt. Eine rasche Reaktion auf Veränderungen der Gleitzeit oder Absenzen, Antworten auf Anfragen der Mitarbeitenden, war zeitnah nicht möglich und liess wenig Transparenz zu.
Die Lösung
Erfahrung und Fachwissen sind ausschlaggebend
Um ihren administrativen Aufwand zu vereinfachen und an Übersicht zu gewinnen, benötigte die RailAway eine Software für die Zeit- und Leistungserfassung. Daniel Langenegger, HR-Fachmann und Stv. Leiter Personal der RailAway, informierte sich in einem ersten Schritt an der HR-Messe «Personal Swiss» über geeignete Anbieter und war beeindruckt über die zahlreichen modernen Start-ups mit «coolen» Apps. Was Daniel Langenegger aber noch wichtiger war: Ein Anbieter mit Erfahrung. Jemand, der die Stolpersteine und die gesetzlichen Rahmenbedingungen kennt sowie eine Software, die ausbaubar ist. In einer Präsentation mit zwei weiteren Anbietern überzeugte die zeit ag mit ihrer langjährigen Erfahrung, ihrem fundierten Fachwissen und ausbaubaren Systemen.
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«Es gab viele moderne Start-up's mit coolen Apps. Aber was uns wichtiger war: Ein Anbieter mit Erfahrung. Jemand, der die Stolpersteine und die gesetzlichen Rahmenbedingungen kennt. Und eine Software, die ausbaubar ist.»
Daniel Langenegger
HR-Fachmann
RailAway
Die RailAway benötigte eine Standardlösung mit der Möglichkeit, gewisse Anpassungen vornehmen zu können und die Lösung bei Bedarf beispielsweise mit einer Personaleinsatzplanung zu erweitern. Heute hat die RailAway die Zeiterfassung presento.pro sowie die Leistungserfassung projekto.pro im Einsatz. Weiteres zur Software? Der Zugriff für Mitarbeitende und Vorgesetzte erfolgt über die Weblösung time.pro, in der die beiden Systeme vernetzt sind.
Dank der Online-Zeiterfassung konnte auf eine Hardware vollständig verzichtet und somit Kosten gespart werden. Die Mitarbeitenden erfassen ihre Projekt- und Arbeitszeit unmittelbar mit dem Laptop oder Smartphone und haben eine transparente Übersicht über ihre Saldi und Absenzen. Auch die Mutationsplanung wird mit wenigen Klicks direkt in time.pro abgewickelt.
Die Systeme sind vernetzt: Für die Leistungserfassung ist kein Wechsel in eine andere Software nötig. Die gesamte Zeit- und Leistungserfassung wird in time.pro als zentrale Lösung abgewickelt und steht als Tool für Anwender im Vordergrund. Die Vorgesetzten haben ihr Team dank Live-System im Überblick. Die Weblösung time.pro ist für die Mitarbeitenden selbsterklärend. Zu Beginn tauchten vereinzelt Verständnisfragen auf, eine lange Schulung oder ein Handbuch waren allerdings überflüssig.
Das HR-Team wird entlastet
Während die Mitarbeitenden ihre Zeit in der Weblösung erfassen, ist der HR-Spezialist Daniel Langenegger der Administrator der Software presento.pro und hält als «Super-User» die Fäden in der Hand. Für spezifische Fragen oder eine vertiefte Kontrolle kennt er das technische System im Hintergrund.
Wir konnten die Effizienz in der Leistungserfassung um rund 50 Prozent steigern
Heute ist er froh, viele Themen im Bereich Zeiterfassung der Linie übergeben zu können. Er hat reichlich Zeit gewonnen und kann sich endlich auf wichtigere Dinge konzentrieren, wie das Recruiting. Die RailAway habe rund 50 Prozent an Effizienz in der Leistungserfassung zugelegt, so schätzt Daniel. Er empfiehlt jedem Unternehmen einen Wechsel von Excel zu einer vernetzten Software oder Online-Lösung.
Kostenersparnisse für eigenen Serverraum
Die Software und die IT-Infrastruktur wurde nicht vor Ort installiert, sondern wird bei einem externen IT-Dienstleister betrieben. Der Zugriff erfolgt via Webbrowser. Für die RailAway hat dies folgende Vorteile:
- Konzentration auf das Kerngeschäft, da IT-Routinetätigkeiten und Wartungsarbeiten wegfallen
- Verfügbarkeit von externem Spezialwissen, ohne intern Know-how aufbauen zu müssen
- Kostenersparnisse für Hardware und einen eigenen Serverraum
- Anschluss an IT Innovationen und digitale Geschäftsmodelle
Das Projekt
Die grösste Herausforderung in der Projektphase war der knappe Zeitplan. Das Projekt wurde innert vier Monaten unter grossem Termindruck realisiert. Eine gute Planung war deshalb unabdingbar. Die Meilensteine im Überblick:
Kick-Off Meeting: 3. Oktober 2018
Schulung presento.pro: 9. November 2018
Schulung projekto.pro: 20. November 2018
Testphase mit Mitarbeitenden: Dezember 2018
GO-Live: 1. Januar 2019
Nach der Zusage im August 2018 wurden die Termine umgehend fixiert und gleichzeitig ein Drehbuch geschrieben. Während der Projektumsetzung war der Projektleiter die persönliche Ansprechperson für Daniel Langenegger. Er schätzte dabei die enge Begleitung sowie die grosse Flexibilität des Projektleiters, an den er sich auch noch heute mit jeglichen Fragen wenden kann.
Wenn ich eine Frage hatte, erhielt ich am gleichen Tag eine Antwort. Auch das Fachwissen war absolut gegeben. Dies hat uns ermöglicht, das System in so kurzer Zeit zu implementieren.
Da die Teams der RailAway verschiedenste Anforderungen an die Zeit- und Leistungserfassung stellten, war das Testing durch die Mitarbeitenden von grosser Wichtigkeit. Innerhalb weniger Wochen konnten die wichtigsten Parameter abgedeckt werden.
Abschliessend erstellen der HR-Fachmann der RailAway und der Projektleiter Hand in Hand eine kurze Anleitung zur korrekten Nutzung der Software und schulten die Mitarbeitenden. Da die Software intuitiv zu bedienen ist, ging dies schnell von statten.
Potenzial
Gemeinsam in die Zukunft
Heute ist Daniel Langenegger sowie auch die Mitarbeitenden der RailAway noch immer sehr zufrieden mit den Systemen und dem Support der zeit ag. Unser Projektleiter und der HR-Spezialist sind nach wie vor ein gutes und eingespieltes Team, geben sich gegenseitig Rückmeldung und haben bereits eine Pendenzenliste für zukünftige Entwicklungen erstellt. So sind einige Zusatzwünsche zur Standardlösung in Planung, wie die Entwicklung eines übersichtlichen Diagramms, welches die Verrechenbarkeit der Mitarbeitenden aufzeigen soll, sowie diverse Schnittstellen. Die RailAway ist zuversichtlich, mit der zeit ag auch in Zukunft eine gute Partnerin in Sachen Zeit- und Leistungserfassung an ihrer Seite zu haben.
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